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5 SINAIS QUE SEU ESCRITÓRIO PRECISA DE UM SOFTWARE DE GESTÃO

Chega um momento em que um software de gestão se torna indispensável para o escritório. 
Neste artigo listamos os 5 principais sinais que indicam que chegou o momento de contratar um sistema. 

 
Necessidade de melhorar a produtividade 

A necessidade de confeccionar planilhas, alimentar agendas físicas ou informações descentralizadas consomem um tempo valioso do seu time, em última análise aumenta o custo operacional e de forma direta reflete no resultado financeiro. 

Um software concentra as informações em um único local, porém, de forma organiza o que possibilita ao advogado realizar consultas de uma forma simples, rápida e com toda a segurança necessária. 

Todas as informações lançadas no sistema serão possíveis extrair em relatórios em diversos formatos, inclusive, poderão ser programados para serem extraídos de forma automática com a periodicidade desejada, e ainda, poderá ser compartilhado por e-mail de forma automática.


Aumento no volume de processos  

Quando o escritório tem um aumento de volume considerável de processos e possui uma equipe enxuta, chegou o momento de contratar um software para auxiliar na condução dos processos, em linhas gerais permitirá que a mesma equipe consiga gerir uma quantidade maior de processos e com isso, minimizar os custos com a contratação de novos colaboradores. 

Informações descentralizadas

Imagine quanto de informações um processo poderá produzir, quanto mais uma base inteira de processos, tais como: Agendamentos, documentos, audiências, publicações, enfim, é uma infinidade de informações e caso o colaborador necessite realizar as consultas em várias planilhas ou ainda, consultar e-mails para ler uma publicação estas atividades de tornam morosas e aumenta de forma exponencial os riscos de perder um prazo ou mesmo de uma revelia. 

Um software que consiga reunir todas estas informações em uma base organizada e por ser uma versão web as consultas poderão ser realizadas de qualquer lugar e para isso será necessário um computador ou um smartphone com acesso a internet e mais nada.

Departamentalização 

Se as atividades do escritório estiverem segmentadas por departamentos, o ideal é que as atividades sejam controladas por workflow que nada mais é um fluxo de execução das providências e aprovações, com isso será possível identificar como está cada etapa do processo e quem é o responsável pelo cumprimento, neste caso o responsável poderá ser também uma equipe, e ainda, configurar alertas onde caso a providência não seja realizada no tempo previsto o sistema poderá gerar alertas de atraso para o coordenador. 

Controle do fluxo financeiro 

É de suma importância identificar qual a rentabilidade do contrato, para isso as despesas com os processos tais como: Despesas com parceiros (correspondentes), deslocamento, cópias, custas, adiantamentos e etc, necessitam ser lançadas no processo, inclusive para administrar as despesas que serão reembolsadas pelo cliente.  
Diferentemente das despesas como aluguel, luz, condomínio, telefone e etc, que são despesas atreladas a operação. 

A saúde financeira é fundamental para qualquer negócio, e se fizer da forma correta poderá ser analisada a rentabilidade de cada contrato.