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Deseja Reduzir os Custos e Melhorar as Margens?

Numa conversa recentemente com um advogado (não fui autorizado a citar o seu nome) ele se mostrou muito preocupado por conta do alto custo de seu escritório o que consumia boa parte de suas margens.

Chamei a sua atenção para o custo fixo e como é fundamental uma atenção especial para este grupo de contas. Fizemos um rápido exercício, somamos os valores dos custos fixos e dividimos pelos dias úteis e com isso foi possível identificar o quanto é devido diariamente ao abrir a porta do escritório, e asseguro que o valor foi bem significativo.

Diante do fato indaguei se havia alguma politica ou estratégia em andamento para a redução dos custos, e a resposta foi: “Redução do quadro de profissionais”.

Nada diferente do que acontece normalmente, mas no meu entendimento, é necessário buscar outras alternativas, afinal de contas, as demissões em regra no primeiro momento geram custos por conta das verbas rescisórias e sem mencionar a perca do capital intelectual que certamente precisará ser reposta num momento mais favorável, o que envolverá a seleção e a contratação de profissionais, treinamento e o tempo necessário até que este novo profissional produza no nível esperado e gere o retorno, se gerar, ou seja, um custo praticamente imensurável.

Sugeri a redução da estrutura física através do Home Office, ou seja, seria possível reduzir o valor do aluguel, móveis, investimento em infraestrutura, luz, condomínio e desta forma, os advogados, estagiários e algumas atividades do BackOffice poderiam ser conduzidas nos seus respectivos lares. Por outro lado, seria necessário possuir um software que permitisse fazer a gestão de forma eficaz e confiável dos prazos e obrigações a distância, mas não somente isso, seria necessário definir o plano estratégico, identificar os riscos e aplicar as regras de monitoramento através de uma esteira de produção (workflow). Há um outro aspecto positivo neste modelo que é a de proporcionar aos seus colaborares uma melhor qualidade de vida, uma vez que não seria necessário se arriscarem no trânsito, pegar ônibus e/ou metro lotado para se deslocarem até o ambiente de trabalho e depois de um dia exaustivo regressarem para as suas casas. Por óbvio o escritório manteria uma estrutura mínima para fazer frente a uma eventual necessidade, como por exemplo: sala de reunião e uma sala para uso geral numa eventual necessidade.

Entendo que este modelo será uma tendência é só uma questão de tempo, e claro, como sempre, o maior beneficiado será aquele que se estruturar primeiro.

Não há duvidas que a escolha de um software que possibilite a gestão a distância, com suas regras de negócio bem definidas (workflow) e os pontos críticos monitorados adequadamente, e uma equipe com a consciência de que será cobrada pela produção e não mais pela carga horária.

No momento da escolha do sistema opte por aquele que não seja engessado, que possibilite a molda-lo da forma que atenda na íntegra as regras de negócio e as politicas de controle de seu escritório e que tenha um BI preparado para fornecer qualquer informação necessária para a tomada de decisão.

Muitas vezes as mudanças geram inseguranças, mas conduzir as coisas do mesmo jeito não alterará o resultado final, o importante nas etapas de reestruturação é administrar de forma segura, analisar as possibilidades, criar cenários, avaliar os riscos e construir uma politica de compliance.

Aproveito para compartilhar uma matéria divulgada pelo jornal Estado de São Paulo no ano de 2015, observem que já naquela época vem se falando sobre este tema e o cenário nacional contava na ocasião com 12 milhões de pessoas atuando nesta prática e 36% das empresas já aderiram a este modelo.

https://economia.estadao.com.br/noticias/geral,brasileiros-aderem-ao-home-office,1736785